Účetnictví
OSVČ může své účetnictví vést trojí formou – evidencí příjmů, daňovou evidencí, nebo (podvojným) účetnictvím.
Nejjednodušší pro začínající OSVČ je evidence příjmů (pokud chce zdanit příjmy prostřednictvím paušálních výdajů) a daňová evidence, neboť v tom případě stačí evidovat pouze dvě základní položky – příjmy/výdaje a majetek/závazky.
Evidence příjmů
OSVČ, která chce pro zdanění uplatňovat výdaje procentem z příjmů (paušální výdaje), je povinna vést záznamy o příjmech a evidovat pohledávky vzniklé v souvislosti s činnostmi, ze kterých příjem vyplývá. Přesná forma evidence záznamů o příjmech není zákonem stanovena. Postačí přehledné vedení příjmů formou jednoduché tabulky zachycující zejména textové označení příjmu, datum, částku ev. další údaje dle specifických potřeb (typu) podnikání OSVČ. Obdobné se týká evidence pohledávek – měla by obsahovat minimálně slovní a časové označení, včetně data úhrady a vazbu na příslušný doklad (faktura apod).
Zvláštní pozornost by měla OSVČ věnovat hotovostním platbám – obecně platí, že každý daňový subjekt je povinen vést průběžně evidenci plateb v hotovosti, pokud v rámci své podnikatelské činnosti nebo samostatné výdělečné činnosti přijímá a vydává hotové peníze.
V této souvislosti nelze v evidenci zapomínat na nepeněžní příjmy (např. vzájemný zápočet pohledávek a závazků).
Daňová evidence
(§ 7b zákona o daních z příjmů)
Daňová evidence OSVČ není „účetnictvím“ ve vlastním slova smyslu, neboť jde o velmi jednoduchý systém evidence pouze dvou základních položek – příjmy/výdaje a majetek/závazky. Její přesnou definici a informace jí se týkající jsou uvedeny v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.
Daňovou evidenci si OSVČ povede v případě, že chce v přiznání k dani z příjmu uplatnit výdaje podle skutečnosti, tedy podle jednotlivých dokladů, které je nutno řádně evidovat a archivovat. Daňovou evidenci je nutno vést tak, aby na jejím základě bylo možno zjistit a prokázat správnou výši dílčího základu daně podle § 7 zákona; daňová evidence však nepodává reálný obraz o ekonomické situaci podnikatele.
Důležité pro podnikatele je následující rozlišení příjmů:
- příjmy daňově uznávané, např. tržby z prodeje služeb, výrobků a zboží, doprava, energie, mzdy, provozní režie,
- příjmy daňově neuznávané, např. vklady podnikatele, přijaté půjčky a úvěry.
Daňová evidence má obsahovat všechny peněžní i nepeněžní příjmy, které OSVČ obdržela hotově, na účet či fyzicky během roku. Evidence by měla obsahovat všechny daňově uznatelné výdaje, k nim se doplní též odpisy dlouhodobého majetku, stravné při pracovních cestách a výdaje na auto.
Příjmy není nutné dělit podle druhu, evidovat lze hromadně součet výdajů jednoho druhu (např. poštovné za měsíc), evidovat lze bez ohledu na datum platby, pokud je uskutečněna v kalendářním roce.
Nezáleží, jak OSVČ eviduje majetek, vždy však musí zpracovat inventuru majetku k 1.1. a 31.12. kalendářního roku; je nutné inventarizovat dlouhodobý hmotný majetek, zásoby, pohledávky a závazky. Tato evidence má praktickou vazbu na daňové přiznání, v němž se uvádí počáteční a koncové stavy.
Vše v evidenci musí být doloženo doklady, které se spolu s evidencí archivují za všechna zdaňovací období, pro která neskončila lhůta pro vyměření daně.
Je-li OSVČ plátcem DPH, je povinná evidence k DPH. Lze též daňovou evidenci upravit tak, aby vyhovovala § 100 zákona o DPH.
Daňovou evidenci lze vést elektronicky ve speciálních programech, nebo jen v excelovských tabulkách; lze ji také psát ručně. Musí však být vedena přesně, aby ji mohl finanční úřad kdykoli prověřit. Vedení daňové evidence je založeno na dvou základních knihách – Deníku příjmů a výdajů a Kniha pohledávek a závazků.
V deníku příjmů a výdajů se vedou záznamy o příjmech a výdajích z podnikání. Musí se přitom rozlišovat položky, které ovlivňují základ daně (daňově uznávané), a příjmy a výdaje neovlivňující daňový základ (daňově neuznávané). Součástí jsou rovněž veškeré daňové doklady jak ohledně příjmů a výdajů procházející bankovním účtem, tak hotovostních procházející pokladnou.
Záznamy v knize pohledávek a závazků (mohou být i dvě samostatné knihy) by měly obsahovat základní údaje – data přijetí, částka, splatnosti, údaje o zaplacení včetně poznámky, kde je platba zaznamenána (pokladní doklad, výpis v účtu). Pro lepší přehled o podnikání se doporučuje vést si i další „knihy“ – např. evidenci majetku, DPH, ev. mzdy a další údaje, má-li OSVČ zaměstnance.
OSVČ plátce DPH a neplátce DPH mají odlišně vedený deník příjmů a výdajů. K evidenci plátce DPH pouhá daňová evidence nestačí (viz § 100 zákona o DPH). Je nutné vést pomocnou evidenci. Do deníku příjmů a výdajů se zapisuje pohyb peněz, u DPH rozhoduje datum uskutečnění zdanitelného plnění. A to je právě zachyceno v evidenci k DPH.
V současnosti se připravuje nový paušální odvod daní, více viz: http://www.silverbusiness.cz/index.php/2019/08/27/amsp-cr-postupne-plni-jarni-zivnostensky-balicek-jeden-pausalni-odvod-pro-zivnostniky-muze-fungovat/
Účetnictví
Účetnictví jako takové je upraveno zákonem 563/1991 Sb. (zákon o účetnictví v platném znění), aby podrobně ukázalo hospodaření podnikatele. Účetnictví musí vést podnikatelé zapsaní s obchodním rejstříku; osoby, jež jsou povinny vést účetnictví, přesně uvádí § 1 odst. 2 zákona o účetnictví. Účetnictví zahrnuje zejména údaje o stavu majetku, o jeho pohybech, o aktivech, závazcích, nákladech, výnosech. Fyzická OSVČ však v praxi plnohodnotné účetnictví zpravidla nepovede a využije výše uvedených jednodušších nástrojů.
